Konteks

Digdaya Persuratan pertama kali diluncurkan oleh Ketua Umum PBNU KH Yahya Cholil Staquf pada 1 Agustus 2024 di kantor PBNU Jakarta, sebagai produk pertama dari ekosistem Digdaya NU. Fungsinya adalah menggantikan seluruh proses administrasi persuratan, mulai dari drafting, tanda tangan, stempel, pengiriman, hingga pengarsipan, dengan sistem digital sepenuhnya. Tanda tangan dan stempel digitalnya berbentuk QR Code yang tersertifikasi lewat Peruri, sehingga keasliannya bisa diverifikasi langsung, termasuk perihal dan nomor suratnya.

Implementasinya bertahap: dimulai di tingkat PBNU, lalu PWNU, dan resmi menjangkau tingkat PCNU pada 1 Februari 2025, dengan 220 PCNU siap menerapkannya sejak hari peluncuran.

Peran saya

Saya bergabung sekitar enam bulan setelah pengembangan Digdaya Persuratan berjalan, ketika sistem baru memiliki fitur inti persuratan saja. Dari titik itu, saya menambahkan pembuatan surat berbantuan AI, e-Sertifikat, desain responsif untuk mobile, dan melakukan overhaul UI/UX secara menyeluruh.

Tantangan

Berbeda dengan Digdaya Kepengurusan yang saya rancang dari nol, di sini tantangannya adalah mewarisi sistem yang sudah berjalan. Standar pengerjaan Figma dari tim sebelumnya cukup berantakan dan tidak rapi, sehingga butuh waktu untuk menata ulang. Tidak ada design system yang bisa dijadikan patokan, jadi saya harus membuatnya sendiri dengan reverse engineering dari komponen yang sudah ada. Beberapa keputusan desain yang sudah terlanjur dibuat juga kurang masuk akal dan perlu dibetulkan sebelum bisa melanjutkan pengembangan fitur baru.

Keputusan kunci yang paling menantang

Bagian paling menonjol dari proses ini adalah membangun pengalaman mobile yang responsif. Digdaya Persuratan punya karakter yang berbeda dari Digdaya Kepengurusan: kalau Kepengurusan hanya dipegang oleh admin, Persuratan dipakai oleh setiap individu pengurus, jadi basis penggunanya jauh lebih besar dan cakupan fiturnya lebih luas.

Ini berarti saya harus merancang layout yang bisa menyesuaikan diri di rentang device yang sangat lebar, dari HP layar kecil, tablet, sampai komputer besar, tanpa kehilangan kemudahan penggunaan di salah satu ujungnya. Sebagian besar fitur ini juga akhirnya saya porting ke Digdaya NU App, sehingga desainnya perlu tetap konsisten lintas platform, bukan cuma lintas ukuran layar.

Dampak

Digdaya Persuratan kini menjadi sistem persuratan resmi yang dipakai lebih dari 220 cabang NU di seluruh Indonesia, dengan rencana integrasi lebih lanjut ke NU Online Super App. Fitur-fitur yang saya kembangkan, termasuk pembuatan surat berbantuan AI dan e-Sertifikat, memperluas cakupan sistem ini jauh melampaui fungsi persuratan dasarnya di awal.

Yang saya pelajari

Proyek ini mengajarkan saya bahwa memperbaiki sistem yang sudah berjalan punya tantangan tersendiri dibanding membangun dari nol. Saya tidak hanya perlu mendesain fitur baru, tapi juga membaca ulang keputusan lama, memahami kenapa itu dibuat seperti itu, lalu memutuskan mana yang perlu dipertahankan dan mana yang harus diubah, sambil tetap menjaga sistem tetap berjalan untuk ratusan pengguna yang sudah bergantung padanya.